Verwerkersovereenkomst

• Verwerkingsverantwoordelijke: het bedrijf dat Bedrijfssuite gebruikt (“Klant”), zoals vastgelegd bij het aanmelden (bedrijfsnaam, KvK-nummer en adres).
• Verwerker: MooijWerk B.V., handelend onder de naam Bedrijfssuite, KvK-nummer 28029573, gevestigd aan Lage Hoek 99, 1689 CP Zwaag (“Bedrijfssuite”).

Deze overeenkomst hoort bij de overeenkomst voor het gebruik van Bedrijfssuite, met de algemene voorwaarden (“Hoofdovereenkomst”), en voldoet aan artikel 28 van de AVG.

• Bedrijfssuite verwerkt persoonsgegevens namens de Klant voor het leveren van de dienst: personeelszaken (medewerkers, uren, verlof, declaraties, loonstroken en documenten).
• Aard en doel, soorten gegevens en betrokkenen staan in Bijlage 1.
• Bedrijfssuite verwerkt de gegevens alleen op schriftelijke instructie van de Klant, tenzij de wet iets anders vereist. Gebruik van de dienst door de Klant, met de instellingen in de app, geldt als instructie. Vindt Bedrijfssuite een instructie in strijd met de AVG, dan meldt zij dat direct.

Bedrijfssuite zorgt dat personen die toegang hebben tot de gegevens gebonden zijn aan geheimhouding.

• Bedrijfssuite neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zoals beschreven in Bijlage 2, en houdt die actueel.
• De Klant is zelf verantwoordelijk voor het beheer van zijn accounts en rollen in de app (wie beheerder is en welke onderdelen die beheerder mag gebruiken).

• De Klant geeft algemene toestemming voor de sub-verwerkers in Bijlage 3.
• Bedrijfssuite meldt een nieuwe of gewijzigde sub-verwerker minimaal 30 dagen vooraf per e-mail. De Klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken. Komen partijen er niet uit, dan kan de Klant de overeenkomst beëindigen of, voor de kilometerhulp en de bonherkenning, de betreffende functie uitzetten.
• Anthropic Ireland, Limited (verwerking mede in de Verenigde Staten) is als sub-verwerker aan Bijlage 3 toegevoegd, uitsluitend voor het herkennen van bonnen en alleen als de Klant die functie zelf aanzet. Daarvoor geldt de melding volgens het vorige punt. De functie wordt pas beschikbaar nadat de termijn van 30 dagen na die melding is verstreken en met Anthropic Ireland, Limited een verwerkersovereenkomst is gesloten.
• Bedrijfssuite legt sub-verwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft verantwoordelijk voor hun naleving.

Bedrijfssuite geeft gegevens alleen door buiten de Europese Economische Ruimte als er een geldig doorgiftemechanisme is, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. De locaties staan in Bijlage 3.

Op dit moment draait de dienst bij Railway Corporation in de regio San Francisco (Verenigde Staten). Met Railway is op 21 september 2026 een verwerkersovereenkomst gesloten, inclusief de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie voor de doorgifte naar de Verenigde Staten. Bedrijfssuite heeft besloten de dienst naar een Europese regio te verplaatsen en informeert de Klant wanneer de locatie wijzigt.

Voor de bonherkenning (alleen als de Klant die aanzet) gaan bonnen naar Anthropic Ireland, Limited, met verwerking mede in de Verenigde Staten. Daarvoor is met Anthropic Ireland, Limited een verwerkersovereenkomst gesloten, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als doorgiftemechanisme.

Bedrijfssuite helpt de Klant, voor zover mogelijk, met verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid). Een verzoek dat bij Bedrijfssuite binnenkomt, stuurt zij zonder onnodige vertraging door naar de Klant.

• Bedrijfssuite meldt een inbreuk op persoonsgegevens aan de Klant zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking.
• De melding bevat, voor zover bekend: aard van de inbreuk, betrokken gegevens en aantallen, waarschijnlijke gevolgen en genomen of voorgestelde maatregelen.
• De Klant beoordeelt zelf of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen nodig is. Bedrijfssuite helpt daarbij.

Bedrijfssuite helpt de Klant, rekening houdend met de aard van de verwerking, bij beveiliging, meldingen van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging.

De Klant mag, na redelijke aankondiging en maximaal eenmaal per jaar, de naleving van deze overeenkomst laten controleren. Bedrijfssuite verstrekt de nodige informatie. De kosten van een audit zijn voor de Klant, tenzij de audit een ernstige overtreding aantoont.

Na het einde van de Hoofdovereenkomst verwijdert Bedrijfssuite de gegevens van de Klant binnen 60 dagen, of levert ze terug in een gangbaar formaat als de Klant dat vraagt, tenzij de wet bewaring vereist. Op verzoek bevestigt Bedrijfssuite de verwijdering.

• Deze overeenkomst geldt zolang Bedrijfssuite gegevens namens de Klant verwerkt.
• De aansprakelijkheid volgt de Hoofdovereenkomst (artikel 12 van de algemene voorwaarden).
• Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Holland.

Vragen over deze overeenkomst? Mail naar support@bedrijfssuite.nl.

• Doel en aard: het opslaan, tonen, doorsturen en verwijderen van gegevens voor personeelsadministratie: tijdregistratie, verlof, ziekteverzuim, declaraties (bonnetjes en kilometers), loonstroken, documenten, meldingen en inloggen.
• Betrokkenen: medewerkers en beheerders van de Klant.
• Soorten gegevens: identiteit en contact (naam, e-mail, adres, telefoon, geboortedatum, burgerlijke staat, werknemersnummer); arbeidsrelatie (functie, contract, in- en uitdiensttreding, salaris, verlofsaldo); financieel (IBAN, naam rekeninghouder, loonstroken); BSN en kopieën van identiteitsbewijzen, alleen als de Klant die vastlegt; tijd en verlof (uren, klokmomenten, verlofaanvragen); ziekteverzuim (start- en einddatum van een ziekmelding, of het een bedrijfsongeval betreft; nooit de medische reden of aard van de ziekte); declaraties (bonnetjes, ritregels met datum, vertrek, bestemming, reden); meldingen, push-gegevens, inlogcodes en vertrouwde apparaten.
• Kilometerhulp (alleen als de Klant dit aanzet): getypte adrestekst naar PDOK; coördinaten van twee adressen naar openrouteservice.
• Bonherkenning (alleen als de Klant dit aanzet): de foto of pdf van één bon per keer naar Anthropic Ireland, Limited, om leverancier, datum, totaalbedrag, btw-bedrag en een korte omschrijving voor te stellen. Een afbeelding gaat opnieuw gecodeerd en zo nodig verkleind mee, zonder verborgen metadata (zoals locatiegegevens); een pdf-bestand gaat ongewijzigd mee. Wat op de bon staat, gaat mee; er gaan geen BSN, loonstroken, identiteitsdocumenten, namen, e-mailadressen of bedrijfsgegevens uit Bedrijfssuite mee. De medewerker kan het voorstel controleren en aanpassen; het wordt pas een declaratie als de medewerker die zelf indient.
• Duur: zolang de Hoofdovereenkomst loopt en tot verwijdering volgens artikel 10.

Deze lijst beschrijft wat op de datum van deze versie in de dienst is ingericht.

• Versleutelde verbindingen (HTTPS) met beveiligingsheaders.
• Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen; inloggen met wachtwoord en een eenmalige e-mailcode (de code wordt gehasht opgeslagen); sessies via een beveiligde cookie van 7 dagen.
• Versleuteling op veldniveau (AES-256) van het BSN, het IBAN en de naam van de rekeninghouder van medewerkers, en van de bestanden bij identiteitsbewijzen, andere personeelsdocumenten en loonstroken. De sleutel staat niet in de database en niet in de code.
• Gegevens per bedrijf gescheiden: elke gegevensrij hoort bij één bedrijf en elke opvraag is daartoe beperkt; dit wordt bewaakt met geautomatiseerde controles bij het bouwen van de dienst.
• Toegangsbeheer per rol (medewerker, beheerder, hoofdbeheerder); per beheerder instelbaar tot welke onderdelen die toegang heeft.
• Auditlog van beheerhandelingen en goedkeuringen, zonder waarden van gevoelige gegevens.
• Beperkingen op het aantal pogingen bij inloggen en bij hulpfuncties.
• Gegevens voor de boekhouder gaan niet als bijlage per e-mail maar via een tijdelijke, beveiligde link (14 dagen geldig).
• Kilometerhulp staat standaard uit; alleen de hoofdbeheerder zet het aan.
• Bonherkenning staat standaard uit; alleen een hoofdbeheerder of superadmin zet het aan. Zolang de koppeling met Anthropic Ireland, Limited niet is ingesteld, gaat er niets naar Anthropic.
• De maatregelen van de hostingpartij staan in haar eigen verwerkersovereenkomst met Bedrijfssuite (Railway, bijlage over technische en organisatorische maatregelen).

De adresdienst van de Nederlandse overheid (PDOK, Kadaster) ontvangt alleen de getypte adrestekst, zonder naam, medewerker of bedrijf, en is een open dienst; zij wordt uit transparantie genoemd en is geen sub-verwerker.